directeur/directrice des services administratifs

Appellation affichée sur CareerBeacon - Adjoint adjointe à la direction, Fonds dynamiques - Montréal, QC

Publiée le 04 décembre 2024 par Renseignements sur l’employeur Scotiabank

Renseignements sur l’emploi

DFJ Numéro de la demande: 208062 Fonds Dynamique est une filiale en propriété exclusive de La Banque de Nouvelle-Écosse, dont le siège social se trouve à Toronto. Dynamique a vu le jour en 1957 lors de la formation d'un petit club d'investissement. Faisant ?uvre de pionnière, Fonds Dynamique fournissait déjà au grand public des conseils professionnels. Devenue l'une des sociétés de gestion de patrimoine les plus réputées au Canada, elle propose aujourd'hui une vaste gamme de produits et services donnant accès aux principaux secteurs, régions, catégories d'actif et méthodes de placement. Elle offre des fonds à capital fixe et variable, des produits assortis d'avantages fiscaux, des programmes à honoraires ainsi que des solutions personnalisées destinées aux investisseurs bien nantis. Fonds Dynamique représente une belle réussite canadienne. Nous prenons appui sur de fortes convictions qui dictent tout ce que nous faisons. Nous attirons les meilleurs talents en raison de notre culture active (plutôt que réactive) axée sur les résultats et de notre passion pour la vente. En résumé, notre personnel se sent valorisé, à la hauteur et Dynamique. Par ailleurs, nous avons instauré un climat dans lequel la diversité des perspectives, des idées et des parcours alimente la croissance de l'entreprise. Dans ces fonctions, vous offrirez un haut niveau de leadership administratif et organisationnel, vous vous occuperez des communications et vous serez le bras droit du vice-président régional. Concrètement, vous contribuerez aux activités quotidiennes en étant le point de contact principal pour les questions concernant l'entreprise et pour les relations avec les partenaires internes et externes. Vous aurez à rédiger et à réviser des communications complexes et à coordonner des rendez-vous, des réunions et des événements. Pour réussir dans ces fonctions, vous devrez vous démarquer par votre talent en communication et un sens du professionnalisme et de la discrétion exemplaire. Ce poste est-il pour vous? Dans le cadre de votre travail, vous devrez : Contribuer au succès global de l'organisation, en vous assurant que les objectifs, les initiatives et les plans individuels sont exécutés et réalisés en accord avec les stratégies d'affaires et les objectifs de l'équipe. Vous assurer que toutes les activités respectent la réglementation ainsi que les politiques et procédures internes. Gérer activement les horaires selon les priorités. Prévoir et organiser les réunions, notamment préparer la salle de réunion, veiller à ce que la technologie fonctionne et réserver les services de traiteurs au besoin. Répondre aux appels téléphoniques avec professionnalisme. Faire les réservations pour les voyages d'affaires occasionnels à l'international. Gérer efficacement les systèmes de classement des documents électroniques et papier pour qu'ils soient faciles à trouver. Gérer les dépenses et préparer des rapports, en collaboration avec les Finances au besoin. Vous occuper de l'accueil et de l'intégration des nouvelles recrues. Participer aux réunions d'équipe pour prendre note des mesures de suivi et y donner suite. Promouvoir une culture axée sur la clientèle afin de renforcer les liens avec les clients et de mettre à profit les relations de l'entreprise, ainsi que ses systèmes et ses connaissances. Fournir un soutien administratif de pointe à une ou plusieurs personnes de la direction, avec discrétion et en toute confidentialité, et avoir une bonne compréhension du vocabulaire technique et d'affaires ainsi qu'une connaissance approfondie des opérations, des procédures et du capital humain. Gérer les courriels de main de maître : faire suivre les courriels de l'équipe de vente aux clients, gérer plusieurs boîtes de courriels, désabonner les clients à leur demande et gérer les listes de distribution. Savoir exploiter la technologie et utiliser de nombreuses plateformes, dont Microsoft Office et les outils de gestion des relations avec la clientèle, des ventes, de