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secrétaire de direction
Appellation affichée sur Jobillico - Secrétaire de direction - Greffe
Publiée le 25 octobre 2024 par Renseignements sur l’employeur Ville de Brossard
Renseignements sur l’emploi
<strong>Appellation interne: Secrétaire de direction - Greffe</strong> <br><br>1 emploi temporaire vous attend au sein de notre équipe (durée approximative jusqu?en mai 2025)!<br><br><p><strong>NOUS OFFRONS</strong></p><ul><li>Une conciliation vie professionnelle et vie familiale;</li><li>Une carrière au service des citoyens;</li><li>Un horaire de 33,75 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi;</li><li>Un poste temporaire (durée approximative jusqu?en mai 2025);</li><li>Un salaire horaire de 28,46 $ à 36,27 $ selon l?expérience (salaire 2022);</li><li>Un mode de travail hybride;</li></ul><p><br>Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Afin de poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental et d?offrir une qualité de services aux citoyens, nous recherchons des candidats qui s?engagent à adopter les valeurs de la Ville, soit la <strong>Cohérence</strong>, le <strong>Respect</strong>, l?<strong>Écoute</strong>, l?<strong>Équipe</strong> et la <strong>Reconnaissance</strong>.</p><p><strong>Réalisons ensemble le Brossard de demain!</strong></p><strong><br><br>MANDAT<br><br></strong>Sous la supervision de la directrice du greffe et greffière, le titulaire effectue diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif associées à la gestion d?une direction. Il est chargé des relations avec la clientèle et du soutien administratif à toute l?équipe de la Direction du greffe, ainsi que le suivi des dossiers de règlements et de demandes d?accès aux documents.<br><br><p><strong>Principales tâches</strong></p><ul><li>Exerce, auprès des employés cadres de la direction, un rôle de support concernant l?administration courante et le bon fonctionnement de la direction. Effectue le suivi des dossiers administratifs, s?assure du respect des échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans des délais prescrits, prépare les dossiers nécessaires aux séances du conseil municipal et fait des rapports à son supérieur;</li><li>Rédige, révise ou corrige des procédures, tableaux, échéanciers, projets de règlements, procès?verbaux, registres, sommaires décisionnels, comptes rendus, avis publics, projets de lettres, correspondances, mémos, rapports, attestations et certificats de conformité ou tout autre document à la demande de son supérieur immédiat et les achemine aux destinataires, le cas-échéant. S?assure de la diffusion sur le site Web, des documents requis émanant de la Direction du greffe;</li><li>Accueille les personnes se présentant ou s?adressant à la direction, fournit des renseignements généraux concernant les directives, les procédures, la tarification et la réglementation;</li><li>Reçoit, filtre, loge et transmet les appels téléphoniques ou courriels à la direction; recherche et donne l?information demandée ou réfère le demandeur à l?autorité compétente. Fournit des renseignements généraux concernant les responsabilités et activités en lien avec la direction;</li><li>Assure le suivi de la correspondance et des plaintes, détermine la priorité des demandes, achemine l?information aux personnes concernées;</li><li>Assure le support clérical nécessaire au traitement des demandes d?accès aux documents et tient leur répertoire à jour dans le logiciel de gestion documentaire;</li><li>Participe à la planification et la préparation des dossiers de règlements municipaux, en assure le suivi selon les procédures applicables pour leur adoption et entrée en vigueur et effectue toute tâche reliée à leur diffusion;</li><li>Agit à titre d?adjoint au responsable des registres, apporte le support demandé et effectue le secrétariat dans le cadre des processus référendaires et électoraux et assume toute autre fonction déléguée;</li><li>Ouvre, indexe, numérise, enregistre et classe les dossiers, la correspondance et les documents dans les archives physiques et le logiciel de gestion documentaire dans le respect- EmplacementBrossard, QC
- Renseignements sur le lieu de travail Sur place
- Salaire28,46 $ à 36,26 $HOUR de l’heure
- Conditions d’emploi Durée fixe ou contratTemps plein
- Commence dès que possible
- postes vacants 1 poste vacant
- Source Jobillico #14723330
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