secrétaire administratif/secrétaire administrative
Appellation affichée sur Jobillico -
Secrétaire administrative au Bureau de l'international
Publiée le
12 septembre 2024
par
Renseignements sur l’employeur
Collège de Maisonneuve
Renseignements sur l’emploi
<b>Description sommaire</b> : <span><div><span><span><strong>Service</strong>: Bureau de l?international<br><strong>Statut</strong> : Personne salariée remplaçante à temps complet<br><strong>Supérieure immédiate</strong> : Karine Blondin<br><strong>Titulaire :</strong> Mélanie Bouthiette-Chartrand<br><br><strong>Période</strong> : Dès que possible, pour une durée indéterminée *;<br><strong>Salaire </strong>: De 24,56$ à 28,33$ l?heure;<br><span><strong>Horaire : </strong>Du lundi au vendredi 8h30 à 16h30;<br><strong>Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.</strong></span><br><br>* ou au retour de la titulaire ou jusqu?à ce que nous mettions fin à ce remplacement.</span></span></div></span><br><br><b>Fonctions</b> : <span><div>Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d?emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.</div></span><br><br><b>Principales tâches et activités </b> : <span><strong>Assurer le service de première ligne auprès de la clientèle et s?assurer de les orienter adéquatement :</strong><ul> <li>Accueillir les visiteurs et assurer les tâches associées à la réception, incluant la perception et la distribution de la correspondance ;</li> <li>Recevoir et diriger les appels téléphoniques et les courriels vers la ressource appropriée;</li> <li>Répondre aux besoins d?information générale des usagers pour le service.</li></ul><br><strong>Réaliser les travaux administratifs et de secrétariat liés au déroulement des opérations du service :</strong><ul> <li>Tenir à jour l?agenda de la directrice adjointe;</li> <li>Organiser les activités liées aux rencontres internes ou externes du service, notamment : <ul> <li>Effectuer la réservation et la préparation des locaux, préparer la documentation requise, procéder aux envois et rappels;</li> <li>Au besoin, dresser le compte rendu des réunions et en assurer les suivis nécessaires;</li> <li>Tenir à jour les échéanciers et en vérifier le respect ;</li> <li>Faire la gestion des courriels de la direction.</li> </ul> </li> <li>Assister la directrice adjointe dans la conception et la rédaction de documents, de notes de service ainsi que la correspondance courante et communiquer les informations relevant de sa compétence;</li> <li>Concevoir les gabarits, mettre en forme et faire la révision de documents (lettres, présentations, tableaux de compilation, etc.) requis par le service (interculturel, international, recrutement, recherche, autres);</li> <li>Participer au développement du système de classement et d?archivage du service et en assurer le suivi, établir les procéduriers et les bases de données et assurer la gestion documentaire du service;</li> <li>Tenir à jour et assurer le traitement des comptes de dépenses des membres de l'équipe, des feuilles de temps et de divers formulaires<span>;</span></li> <li>Effectuer les opérations nécessaires pour l?approvisionnement des ressources matérielles et informatiques, incluant fax et photocopieur;</li> <li>Effectuer des recherches et préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes.</li></ul></span><br><br><b>Description détaillée</b> : <span> <strong>Fournir un support logistique pour la mise en valeur des activités de l?équipe, la vitrine, le site web, les expositions et les semaines thématiques :</strong><ul> <li>Préparer la vitrine thématique en collaboration avec les membres de l?équipe;</li> <li>Mettre à jour les différentes pages du site web;</li> <li>Soutenir les professionnelles dans l?organisation des expositions en lien avec les semaines thématiques ou les différentes activités;</li> <li>Préparer de courts résumés d?activités pour l?Hebdo Maisonneuve;</li> <li>Préparer les affiches promotionnelles pour les activités selon les gabarits fournis par les Communications.</li></ul><strong>Fournir un support administratif pour certaines tâches :</strong
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EmplacementMontréal, QC
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Renseignements sur le lieu de travail
Sur place
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Salaire20,58 $ à 22,55 $YEAR par année
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Conditions d’emploi
Temps partiel
- Date prévue de début
Commence dès que possible
- postes vacants
1 poste vacant
- Source
Jobillico
#14493669
Publiée jusqu’au
2024-10-11
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